在机关如何聪明的“打杂”?

摘要: 学点技巧

09-02 01:41 首页 粉笔公考



       


刚到一个单位时做的都是非常杂的事情,任何单位都是如此,进入企业、公司也是从“打杂”开始。你会认为自己有高学历,为何做接电话、发传真、发材料等大材小用的工作?其实不然,“打杂”也可以看出一个人的能力和品质。如何打好杂,让他人知道自己的水平和能力,从而愿意交给自己更重要的工作呢?

需要你去“打的杂”:

修电脑、送材料、订机票(火车票)

接打电话、收发传真、复印装订

整理档案、会务助手、接待联络


“打杂”是入门级社交

基本上刚开始入职都是做类似工作,不要认为这些都没有意义,每个小的工作都可以反映一个人的品质和能力,都可能成为一次机会。如学计算机的小伙伴可能会处理单位上不了QQ、无法收发邮件等问题。这是非常好的联络感情的方式,在修电脑的过程中可能会让他人记住自己,非常快地融入集体。有时候自己轻易完成别人觉得很难的事情会让人认为很厉害。


有技巧地“打杂”

如送材料,可以说明具体需要该部门重要看的内容,需要报送的机关、领导等,表述出希望向其学习。可以体现出一个人的表现能力、条理性、谦虚性、学习的意愿等,留下好的印象。不建议机械地送材料,以自己是新人为由“一问三不知”。相比之下前者更让人喜欢,不能认为自己是新人不知道是正常的,应该认真梳理清楚领导交办的每件事情的目的等信息,即使是说清楚时间节点、联系人,也可以反映出自己的条理性。

在企业也是如此,如领导常出差,有的下属会习惯性地主动帮领导订机票,定好机票后及时提醒时间,这些都是好的习惯。领导找自己订票时,会得到其身份信息,建议记录下来,不要每次订票都向领导索要身份证号码。订票时,每个人对座位也有不同的习惯,已经工作的人习惯与学生有所不同,可以尽可能选择更方便出入的位置。


“打杂”的每个细节都要记清

要记录清楚经常做的事情,对你会有很大帮助。出行有时需要用车,要提前安排好时间、送机等。注意只要和领导一起出行,一定要关注好来、去、机票等信息,并亲自确认。有的事情不一定做了就有好印象,但是不做一定会有不好的印象。


简单的事情也可以做出彩

日常也有很多工作需要去做,很多同学认为这些繁琐的工作没有意义。但其实这些事情同样能够做出不一样的效果。比如复印这件小事,一些单位的复印机有很多功能,如自动功能,很多工作人员10年都不知道自动功能如何使用,但是一名新入职公务员发现有同事复印速度非常快,便向其请教,并且每次复印前都会学习说明书,学会了面对各种情况的高效处理方式,就会让领导对自己有好的印象。

再如发传真,如人事部信息处对接全国30个省和新疆建设兵团的社保局,很多地方没有五险合一,有社保局、医保局、工伤、失业部门等,可能每次发传真都会涉及多个单位,需要逐个发,有心的同志会下载说明书,学习组发、群发、存储等功能,做出表格,将31个省、65个经办机构分组标号,之后发传真都是通过组发。还将操作说明制作成说明表格贴在打印机背后的墙上,包括每个单位的编码、组发和群发的按钮等,让每个同事看了说明之后都可以高效处理,很多处室都前来取经,并夸奖该工作人员。因此小事情可以聪明地做,不仅给自己减轻负担,还让别人了解自己的能力,举手之劳也可以便人便己,当自己请教他人业务的时候对方也会非常热情。


“打杂”会带来很多好处

拿整理档案来说,新人要了解部门的业务,最快的方法是翻阅之前的档案和文件迅速了解任务。不要认为整理档案非常无聊,该过程按照时间排序可以了解其中传承的脉络,很多不理解的事情也会豁然开朗。想不清楚的地方可以和领导、同事请教,使自己对部门业务了解更清晰。

如果可以把档案做好分类、目录处理,以后查阅会非常方便,帮助领导更快找到相应资料,做好领导交办的事情。

在辅助领导的时候可以学到很多知识,做一件事情,不仅要看到自己部门的做法、还要了解到更广阔的部门中和自身业务有关的内容,方便在领导询问相关工作的时候更有效地提出方案和建议。

和领导外出调研的机会非常少,如果遇到类似机会,只有做了充分准备才能对工作熟悉,谈出自己的见解,而不是“一问三不知”。机会留给有准备的人,眼光要放长远。要有明确的目的性和积极的主动性,不能认为所做的事情只是帮助他人工作,和自己没有关系。还要在工作中比较自己和他人的做法,学习别人好的地方,在类似工作中进行借鉴,把眼光和格局放得更高。


“打杂”是提升的第一步

也许一些基层岗位的同学会认为自己的工作太过繁琐,其实刚到任何单位,“打杂”都是必经的过程,要在该过程中找到自己的位置,做好充足的准备,当机遇到来才能把握。新入职的公务员不要侃侃而谈,要多听、多看、多思考、少说话。看有经验的同事如何工作,为自己积累经验。


       


即使“打杂”,也要有心地做,对自己业务能力提升、使他人对自己的认知产生变化都有帮助。把每件小事情做好、做细、做扎实。再加上拥有优异的好成绩,你一定可以做大事情。

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